Закрыть
Авторизация
Логин:
Пароль:

Забыли пароль? Регистрация
На главную

Положение об отделе

1. Общие положения

1.1.Архивный отдел образуется Решением Совета городского округа город Стерлитамак и является структурным подразделением администрации городского округа без статуса юридического лица, пользуется печатью администрации в установленном порядке; имеет бланки со своим наименованием.

1.2. Архивный отдел обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, образовавшихся в деятельности учреждений, организаций города.

1.3. Штаты отдела утверждаются главой администрации городского округа. Должности, предусмотренные штатным расписанием отдела относятся к муниципальным должностям муниципальной службы Республики Башкортостан.

1.4. Отдел в своей деятельности подотчетен главе администрации, управляющему делами администрации города и Управлению по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан. Оперативное руководство деятельностью отдела осуществляет управляющий делами администрации города.

1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации и Конституцией Республики Башкортостан, Законами Российской Федерации и Республики Башкортостан, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации и Президента Республики Башкортостан, Постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации и Правительства Республики Башкортостан, законами и иными нормативно правовыми актами Российской Федерации, решениями Совета городского округа город Стерлитамак, постановлениями и распоряжениями главы администрации городского округа, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, Управления по делам архивов при Правительстве РБ и настоящим Положением.

1.6. Положение об отделе утверждается главой администрации городского округа.

1.7. Администрация городского округа обеспечивает отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.

2. Задачи и функции

Основными задачами и функциями отдела являются:


2.1.Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, принятых в отдел:

- представление в установленном порядке учетных данных в Управление по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов;

- подготовка, представление администрации городского округа и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе.

2.1.1.Отдел обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, входящих в состав Архивного фонда Республики Башкортостан;

- архивных фондов и архивных документов личного происхождения, переданных на законном основании в государственную собственность Республики Башкортостан;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника);

- печатных, аудиовизуальных, фотодокументов, дополняющих фонды;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для работы отдела.

2.1.2. Отдел по согласию с руководителем администрации городского округа может принимать на депозитивное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях (безвозмездно).

2.2. Комплектование отдела документами учреждений, организаций города, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение.

2.2.1. Составление списка организаций-источников комплектования отдела, который по согласованию с Управлением по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан утверждается главой администрации городского округа; готовит предложения по его уточнению.

2.2.2. Отбор и прием документов постоянного и долговременного хранения в архив.

2.2.3. Проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве.

2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного управления, муниципальных организаций на территории города; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения, в т.ч. по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел организаций-источников комплектования и инструкций по делопроизводству;

- рассмотрение и представление эксперно-проверочной комиссии Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан поступившие от организаций описи дел постоянного хранения на утверждение и согласование описей дел по личному составу;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

2.4. Информационное обеспечение органов местного управления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:

- тематическое информирование администрации городского округа, организаций и предприятий о составе и содержание документов архива, исполнение запросов юридических и физических лиц;

- организация работы исследователей, подготовка документальных выставок, публикаций;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

2.5. Контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации и Республики Башкортостан.

3. Права

Отдел в пределах своей компетенции имеет право:

3.1. Вносить на рассмотрение главы администрации городского округа предложения по развитию архивного дела, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций, готовить по ним проекты распорядительных документов.

3.2. Запрашивать и получать от предприятий, учреждений и организаций, независимо от их организационно-правовой формы необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

3.3. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящихся на территории города и района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов.

3.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией городского округа и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

3.5. Входить в состав ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

3.6. Создавать на общественных началах Совет, утверждаемый главой администрации, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.

4. Организация работы

4.1. Архивный отдел возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается от должности главой администрации городского округа по представлению управляющего делами администрации и согласованию с Управлением по работе с территориями и кадрами Администрации Президента Республики Башкортостан и Управлением по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан. Начальник отдела и специалисты отдела являются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных должностей.

На должность начальника архивного отдела назначается лицо, имеющее высшее образование, а также стаж муниципальной службы не менее трех лет или стаж работы по специальности не менее четырех лет.

4.2. При смене начальника отдела проводится прием-передача дел. Акт приема-передачи утверждается управляющим делами администрации городского округа.

4.3. Начальник отдела:

4.3.1. Организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций.

4.3.2. Отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела на территории города перед администрацией городского округа и Управлением по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан.

4.4. Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России и Республики Башкортостан, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых главой администрации городского округа с учетом рекомендаций Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан.

4.5. Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется Решением Совета городского округа город Стерлитамак по согласованию с Управлением по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан.

4.6. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются учреждению - правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в Центральный Государственный исторический архив Республики Башкортостан.

5. Трудовые отношения

5.1. Отдел комплектуется на основании штатного расписания.

5.2. Все штатные сотрудники отдела принимаются на работу и увольняются распоряжением главы администрации на основании личного заявления и письменного трудового договора.

5.3. Организация оплаты труда, рабочего времени и времени отдыха, функциональные права и обязанности сотрудников, иные условия регулируются Трудовым Кодексом Российской Федерации, Законом Российской Федерации «О муниципальной службе в Российской Федерации», Законом Республики Башкортостан «О муниципальной службе в Республике Башкортостан», трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка администрации городского округа, должностной инструкцией и иными актами, регулирующими трудовые отношения.

6. Ликвидация и реорганизация отдела

6.1. Прекращение деятельности архивного отдела происходит путем его ликвидации или реорганизации.

6.2. Решение о прекращении деятельности отдела принимает Совет городского округа город Стерлитамак.
^